Coronapandemin har medfört stora utmaningar för alla föreningar. Att ordna verksamhet när folk i praktiken inte kan träffas är svårt. Samtidigt har många föreningar med stormsteg lärt sig att använda digitala verktyg för att kunna samla sina medlemmar och upprätthålla en meningsfull verksamhet. Det digitala kvanthopp som föreningarna under coronapandemin har tagit kommer säkert att lämna spår och det är möjligt att fler rutinmöten i framtiden kommer att skötas enkelt och behändigt på nätet.
Den digitala nödvändigheten har ändå inte varit helt enkel att anpassa till våra invanda föreningsrutiner. Bland de principiellt viktigaste frågetecknen finns hur föreningar ordna sina föreningsmöten (årsmöten, vårmöten, höstmöten osv.). Föreningsmötet är det högsta beslutande organet i en förening. Det ger medlemmarna en chans att påverka föreningens verksamhet, att välja föreningens ledning och att ta ställning hur föreningen har skötts under föregående år. Det är alltså viktigt att notera att föreningar trots olika gällande restriktioner måste hålla sina stadgeenliga möten.
Den tillfälliga lagen
Riksdagen stiftade redan tidigt efter att pandemin bröt ut en tillfällig lag för att underlätta bl.a. för föreningar att ordna sina stadgeenliga möten. Lagen heter: Lag om temporär avvikelse från aktiebolagslagen, lagen om andelslag, föreningslagen och vissa andra sammanslutningslagar i syfte att begränsa spridningen av covid-19-epidemin och den har författningsnummer 677/2020. Den här lagen är i kraft till och med 30 juni 2021 – men i skrivande stund är en motsvarande lag under beredning, som skulle vara i kraft till och med 30 juni 2022.
Det är i 4§ av den här lagen som det finns bestämmelser som gäller föreningar och det finns tre moment. Den här tillfälliga lagen ger styrelserna relativt stora befogenheter och rent konkret kan styrelsen alltså bestämma:
1) att det skall vara möjligt att använda fullmakt vid mötet – också om föreningens stadgar inte uttryckligen tillåter det, vilket annars i normala fall är ett krav. Det här gör det alltså möjligt för ett färre antal personer än vanligt att samlas och hålla möte. En person får dock inte företräda mer än en tiondel av det sammanlagde röstetalet vid en omröstning, ifall inte stadgarna tillåter en högre andel
2) att mötet kan ordnas med datakommunikation, dvs på distans – också om inte föreningens stadgar tillåter det och om föreningen inte har en gällande omröstnings- och valordning, som annars enligt lagen krävs.
3) att en förutsättning för att delta i föreningsmötet är att man anmäler sig till mötet i förväg. Det är också annars i normala fall bara möjligt om det uttryckligen nämns i stadgarna.
I praktiken är det framförallt den andra och tredje punkten som har inneburit lättnader i mötesarrangemangen, förutsatt att de tekniska frågorna kan lösas av föreningen. Distansmöten måste fortfarande ha en teknisk mötesplats, men styrelsen kan i kallelsen skriva att det är önskvärt att medlemmarna deltar på distans för att minska risken för smittspridning.
Vad bör nämnas i kallelsen?
I möteskallelsen skall i normala fall nämnas de ärenden som behandlas vid mötet. Oftast räcker det med att man skriver ”stadgeenliga ärenden behandlas”. Sedan finns det ärenden som alltid måste nämnas för att mötet skall kunna behandla dem, tex. stadgeändringar.
Det är också skäl att tydligt nämna vilka särskilda bestämmelser ur den tillfälliga lagen som styrelsen har beslutat att skall utnyttjas, dvs. hur man avviker från föreningens stadgar. Särskilt viktigt är att tydligt nämna om eventuella anmälningstider för mötet.
När är mötet beslutfört (hur många deltagare skall ett möte ha)?
Om det inte nämns något i stadgarna om hur många deltagare mötet skall ha så är det beslutfört då det är stadgeenligt sammankallat – dvs. ifall mötet är stadgeenligt sammankallat och en person är på plats så är mötet beslutfört. Den här ena personen kan sedan suveränt fatta alla beslut.
Hur många styrelsemedlemmar måste delta i vårmötet?
Det finns inte heller något krav på denna punkt, men om ingen från styrelsen deltar är det nog märkligt och uppseendeväckande. Man kan säga att i praktiken måste ordförande och den som sköter ekonomin delta.
Räcker det att en människa förutom styrelsen deltar och ger ansvarsfrihet? Kan styrelsen ge ansvarsfrihet åt sig själv om ingen utomstående deltar i vårmötet?
Enligt föreningslagen så är styrelsemedlemmarna jäviga ifråga om ansvarsfrihet som gäller en räkenskapsperiod de själva ansvarar för. Men, det finns en gammal tradition i finländsk föreningspraxis och det är att om alla är jäviga så är ingen jävig – men som sagt det är en tradition och inte en juridisk regel. Teorin är då att ifall endast styrelsen är på plats, eftersom medlemmarna har haft möjlighet att delta, men valt att inte göra det och eftersom en styrelse har rätt att få ansvarsfrihet då den har skött sig – dvs. i normala fall då revisorn inte har påtalat något – så kan ansvarsfrihet beviljas. Men, observera att det är synnerligen önskvärt att även personer som inte tillhör styrelsen deltar.
Hur få underskrifter av styrelsemedlemmarna på bokslutet?
Man kan göra på olika sätt:
- Ett sätt är att använda sig av elektronisk underteckning. Då sker det med hjälp av bankkoder. Sådana här system kostar, så om inte föreningen exempelvis har en bokföringsbyrå som kan erbjuda den här tjänsten är det knappast ett alternativ.
- Ett annat sätt är att posta det till alla styrelsemedlemmar eller åtminstone till en beslutsför del av styrelsen. Det kan dock ta för evigt med tanke på hur posten funkar.
- Ifall föreningen har ett utrymme kan man lämna underteckningsbladet där och be styrelsens medlemmar komma dit en i taget för att underteckna.
- Ett annat sätt är att maila ut bokslutet och be folk skriva ut det och sedan scanna in ett undertecknat exemplar.
- Slutligen har en del börjat göra så att skattmästaren mailar ut bokslutet till styrelsen och att var och svarar att de godkänner bokslutet. De här meddelandena kan sedan skrivas ut och bifogas bokslutet, men det är skäl att i förväg kolla med föreningens revisor eller verksamhetsgranskare ifall denna godkänner förfarandet.
Hur röstar man på ett distansmöte/hybridmöte?
Öppen omröstning är ju lätt. Det är bäst att i början av mötet genomföra ett namnupprop så att man får en deltagarförteckning. Öppna omröstningar kan sedan genomföras med namnupprop. Slutenomröstning är svårare. Det kräver någon typ av tekniskt system, det finns olika webbaserade system, men de kostar.
Vi har inom FSU utvecklat ett eget koncept som i korthet fungerar så här:
- Efter att anmälningstiden har gått ut, men före mötet distribueras till deltagarna en pinkod (en kod per deltagare).
- Det här görs på ett sånt sätt att vi på FSU inte vet vilka deltagare som har vilken pinkod.
- När det blir omröstning öppnar vi i google forms ett formulär som har fält för ja, nej och tomt + pinkoden.
- När omröstningen är klar får man en xcl-tabell där man kan matcha pinkoderna mot den lista över koder som har distribuerats för att garantera att endast de som har rösträtt har röstat.
Det här systemet är inte felfritt, men det torde räcka för normala behov.
Under vilka omständigheter kan mötet skjutas fram?
Idéen är alltså att de här undantagen skall göra det lättare att ordna möten under coronatiden – men är det ändå möjligt att senarelägga ett möte? Inte direkt enligt lagen, men i praktiken kan det vara möjligt.
Om epidemiläget är mycket allvarligt och det därför har införts strängare begränsningar så måste givetvis föreningar följa de här begränsningarna. Ifall det t.ex. införs begränsningar i rörelsefriheten är det tämligen klart att det praktiskt inte är möjligt att ordna föreningens vårmöte.
Om föreningens styrelse då bedömer att dels epidemiläget är så dåligt att det inte är tryggt att ordna mötet och dels att den tillfälliga lagen inte ger ändamålsenliga verktyg för att ordna mötet – så kan styrelsen på egen risk bestämma att senarelägga ett stadgeenligt möte. Styrelsen skall i så fall informera medlemmarna om detta på samma sätt som möteskallelsen i normala fall enligt stadgarna sänds eller i alla fall på ett sätt som garanterat når samtliga medlemmar. Och det är viktigt att vara tydlig i motiveringarna. Vad innebär då på egen risk – det innebär att föreningslagen innehåller en bestämmelse om att ifall styrelsen inte inom utsatt tid har sammankallat föreningsmötet så har varje medlem av föreningen rätt att kräva att det sammankallas och ifall styrelsen inte reagerar vända sig till regionförvaltningsverket för att få fullmakt att sammankalla mötet. I detta läge skulle jag bedöma att den risken är relativt låg – särskilt om det införs begränsningar i rörelsefriheten – men det kan vara aktuellt ifall det finns sådana ärenden som av någon orsak måste behandlas vid föreningens möte inom någon viss tid. Det är alltså inte praktiskt sett omöjligt, men inte heller något som lagen uttryckligen ger möjlighet till.
Ett annat förfarande som vissa föreningar har använt sig av är att mötet sammankallas och ordnas på distans, men att mötet enbart öppnas och sedan ajourneras till en tidpunkt då det med hänsyn till restriktioner åter är tryggt att ordna mötet i normal ordning.
Frågor? FSU ger råd och tips
Ta kontakt med FSU:s verksamhetsledare Sebastian Gripenberg: sebastian@fsu.fi ifall du har frågor som gäller din förening.
(Utskriftvänligt format av hela guiden HÄR)